lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng-muabantongdai

Điểm mặt những thao tác không thể thiếu trong lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng

Công ty bạn đang có nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại? Bạn đang phân vân trong quá trình lắp đặt tổng đài? Trong bài viết này, Hòa Phát Telecom chúng tôi xin định hướng và chỉ ra những thao tác cần chú ý trong lắp đặt tổng đài điện thoại.

Ai là người nên sử dụng tổng đài điện thoại

Xu hướng start-up kéo theo thị trường doanh nghiệp phát triển ngày càng lớn mạnh, hàng loạt các doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời với nhiều loại hình và quy mô khác nhau. Vậy những công ty, doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ tổng đài điện thoại?

Trước hết lời khuyên này nên dành cho những công ty có nhiều chi nhánh, các chi nhánh phân bố ở khoảng cách càng xa thì càng cần phải có một tổng đài điện thoại. Điều này cũng đồng nghĩa với những doanh nghiệp có nhiều trụ sở văn phòng đặt ở nhiều nơi. Ở vị trí thứ hai cần đến tổng đài chính là những khách sạn, càng là khách sạn chuyên nghiệp càng cần có một tổng đài để khách hàng dễ dàng liên lạc.

Bên cạnh đó, nhà máy, xí nghiệp, công xưởng hay những doanh nghiệp cần tính bảo mật cao cũng nên dùng tổng đài điện thoại. Tổng đài điện thoại giúp các cuộc trò chuyện nội bộ hay hội thảo hợp đồng tránh khỏi những tiểu xảo tinh vi như nghe lén, ăn trộm dữ liệu..v.v.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại cho văn phòng

Tiết kiệm tiền bạc

Sử dụng tong dai dien thoai trong công ty mạng lại nhiều lợi ích vô cùng thiết thực nhưng lợi ích lớn nhất và dễ dàng nhìn thấy nhất đó là việc tiết kiệm tiền bạc – một chính sách tài chính rất tốt cho công ty. Khi sử dụng tổng đài điện thoại, tiền điện thoại khi thực hiện các cú gọi – đàm thoại giữa các phòng ban trong phạm vi nội bộ công ty hoàn toàn không bị tính phí.

Bên cạnh đó, nhờ Account code (mã số người dùng) mà việc quản lý chi phí cước và thông tin chi tiết giữa các cuộc gọi của từng phòng ban và cá nhân dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, chúng dễ kết hợp với các ứng dụng và phần mềm tính phí tự động, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và nhân lực.

Tăng tính bảo mật

Bảo mật thông tin và đàm thoại trong nội bộ các công ty, ấn định lịch trình tự động theo kế hoạch công ty đã đề sẵn. Bên cạnh đó hệ thống tổng đài còn giúp việc chặn các cuộc gọi quấy rối hoặc phản động gây ảnh hưởng xấu đến công ty hoặc những công kích đến nhân viên công ty, đảm bảo môi trường làm việc luôn ổn định và thân thiện.

Hướng dẫn cách lắp đặt tổng đài điện thoại

1. Các phím cơ bản cần nắm rõ để cài đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Trước hết, người dùng cần kiểm tra xem điện thoại đang ở trạng thái nào, nếu điện thoại đang trong trạng thái trực tiếp thì chỉ cần bấm * để dễ dàng truy cập vào nội tuyến. Từ đó bắt đầu có thể cài đặt cách để lắp đặt tổng đài điện thoại.

Một lưu ý vô cùng quan trọng bạn cần chú ý trong suốt quá trình lắp đặt đó là: để biết mình lắp đặt có đúng hay không, hãy lắng nghe tiếng báo hiệu. Sau mỗi một lần cài đặt chức năng thành công và đúng thì sẽ có một tiếng tút vang lên báo cho bạn biết bạn đang làm đúng. Nếu xuất hiện ba tiếng tút liên tiếp thì có nghĩa bạn đã cài đặt sai, hãy kiểm tra lại cài đặt một cách kỹ lưỡng nhé.

Bắt đầu câu lệnh và kết thúc câu lệnh với hai phím * và #. Trong quá trình cài đặt nếu có sai sót hoặc thiếu trong việc nhập lệnh thì không cần thiết phải tắt máy mà có thể nhấn luôn phím * để thực hiện lại từ ban đầu.

2. Làm thế nào để mặc định nhân viên trực là người nhận cuộc gọi

Quá trình này không cần đến việc phải cài đặt hay nhập mã lệnh quá phức tạp. Khi khách hàng gọi tới, những máy con đã lập trình sẵn để đổ chuông, nhân viên trực ban được phân công nghe điện thoại chỉ cần nhấc máy là có thể kết nối trực tiếp và đàm thoại với khách hàng. Trường hợp các máy con đều bận, tổng đài sẽ tự động điều hướng tìm kiếm máy ở nhánh khác và đổ chuông cho đến khi đầu dây bên này có nhận cuộc gọi.

3. Cài đặt trả lời tự động cho mỗi cuộc gọi đến trong hệ thống tổng đài điện thoại cho văn phòng

Khi xuất hiện cuộc gọi của khách hàng tới hệ thống tổng đài điện thoại, ta có thể lập trình để máy tổng đài đọc lời chào tự động, giới thiệu công ty, doanh nghiệp, kèm theo những thông tin về phím tắt, phân luồng khu vực tìm kiếm giúp khách hàng dễ dàng định hình để gặp được máy con. Thiết lập này cũng vô cùng hữu ích trong trường hợp tất cả máy con và máy nhánh đều bận, bộ phận tổng đài sẽ tự động đọc lời thoại hoặc bật nhạc cho khách hàng chờ đợi. Khách hàng nên tuân theo chỉ dẫn của lời đọc tự động từ tổng đài để biết rõ các phím tắt và tìm được bộ phận công ty mình đang cần được đàm thoại. Điều này giúp cả bộ máy công ty vận hành trơn tru, gắn kết mà không bị hỗn loạn.

Vì thế lời khuyên cho những bạn đang chuẩn bị bắt tay vào lắp đặt hệ thống tổng đài nên tìm hiểu rõ cơ cấu công ty, hệ thống các phòng ban hoặc các chức năng riêng của từng bộ phận trong doanh nghiệp mình.

4.Báo số máy nhánh cần thực hiện như thế nào?

Với thao tác và cú pháp vô cùng đơn giản: bạn hãy bấm chọn #81 đối với các máy con gián tiếp thực hiện gọi đi và với các máy con trực tiếp thực hiện gọi đi thì thực hiện thao tác *#81. Khi thực hiện thao tác này dù là trong lúc thử nghiệm cũng có thể giúp bạn thêm dễ dàng trong việc phân biệt nhanh số ban đầu của các máy nhánh trong hệ thống tổng đài của công ty.

Tại sao nên chọn tổng đài điện thoại của Công nghệ Hòa Phát

Hòa Phát Telecom chúng tôi chuyên kinh doanh buôn bán các mặt hàng kỹ thuật công nghệ hiện đại như camera, tổng đài điện thoại. Sản phẩm đến từ Hòa Phát Telecom luôn có nhãn hiệu đàng hoàng, chính hãng đến từ những thương hiệu lớn có uy tín. Bên cạnh đó chúng tôi có cả một đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm và sẵn sàng tư vấn khách hàng cũng như cài đặt trực tiếp các thiết bị, lắp đặt tổng đài điện thoại theo yêu cầu của khách hàng.

 

Bài này đã được đăng trong Lắp Đặt Tổng Đài và được gắn thẻ , , , . Đánh dấu đường dẫn tĩnh.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *